Overhead

Inleiding

Het BBV schrijft voor dat in het programmaplan een overzicht van de overhead wordt opgenomen. Doordat de overhead in een apart overzicht verantwoord wordt, ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen. Het idee is dat de begroting transparanter wordt en dat de raad beter kan sturen op de kosten van overhead. Daarnaast kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt.

Het BBV geeft de volgende definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Deze kosten worden verantwoord op het taakveld Overhead. De kosten van personeel (en goederen en diensten) in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Vanwege administratief technische redenen heeft de gemeente ervoor gekozen de overhead in de programmabegroting onderdeel uit te laten maken van programma 7 Bestuur en organisatie.

Toelichting op de overhead

In de onderstaande tabellen wordt per afdeling de bijdrage aan de overhead weergegeven. De eerste tabel toont de lasten, en de tweede tabel toont de baten per afdeling. Ook afdelingen die voornamelijk werkzaamheden verrichten in het primaire proces dragen bij aan de overhead. Dit komt doordat leidinggevenden en andere kostenposten, zoals opleidingen, onder de overhead vallen.

Specificatie overhead

De specificatie van de lasten en baten van overhead leidt tot de volgende overzichten.

Verdeling van de baten van de overhead over de afdelingen

Methode van opslag overhead

Aanleiding

Sinds 2016 hebben gemeenten de mogelijkheid om overhead extracomptabel (buiten de begroting om) aan de tarieven voor lokale heffingen toe te rekenen. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft niet voor op welke wijze de overhead aan de tarieven moet worden toegerekend. De gemeenteraad bepaalt de te gebruiken methode en legt dit vast in de financiële verordening. In artikel 17 van de financiële verordening van de gemeente Gouda wordt verwezen naar de begroting als het document waarin deze methode wordt beschreven. In de begroting 2025 willen we daarom deze methode formaliseren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de overhead opslag bij publiekrechtelijke diensten (leges en heffingen) en privaatrechtelijk.

Overhead privaatrechtelijke diensten binnen Gouda

Zoals bij de aanleiding geschetst is er onderscheid in de methode van opslag bij Privaatrechtelijke- en publiekrechtelijke diensten. Ten aanzien van de privaatrechtelijke diensten is afgesproken om met een opslagpercentage te werken van 35% bovenop de salarislasten. Dit opslagpercentage wordt in verschillende situaties gebruikt, zoals:

• Overheadbudgetten nemen toe- of af bij een groei of krimp van de organisatie.

• Toerekening aan andere partners, bij bijvoorbeeld samenwerking en of leveren diensten.

• Investeringen.

Overhead opslag bij publiekrechtelijke diensten (leges en heffingen)

Oude situatie

Tot 2024 werd bij de berekening van tarieven rekening gehouden met een opslag op basis van een percentage van de totale lasten per taakveld. Een nadeel van deze methode is dat het een directe koppeling legt met de totale lasten, terwijl overhead voornamelijk verband houdt met personeelskosten.

Nieuwe situatie

Voor de opslag bovenop de salarislasten wordt aangesloten bij een methode die binnen gemeenten veel gebruikt wordt. Hierbij wordt het saldo van overhead over de directe productieve salarislasten en inhuur verdeeld. Om deze te berekenen wordt de volgende formule gebruikt: Saldo overhead / (productieve salaris-, en inhuurlast). Deze methode zal ook gebruikt worden bij afval en riolering. Voor nadere informatie en de hoogte van het toe te rekenen bedrag wordt verwezen naar de paragraaf lokale heffingen.

Verplichte indicator 'Overheadpercentage'

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moet worden opgenomen in de begroting. Deze indicator drukt de totale overheadkosten uit in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves.